Suomen Inkon Ry Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt
Rekisterinpitäjä: Suomen Inkon ry
Osoite: Mariantie 2 as 9, 40900 Säynätsalo
Yhteyshenkilöt: Kyllikki Koistinen, Puheenjohtaja 050 5923610
s-posti: kyllikki.koistinen@elisanet.fi
Paavo Koistinen, hallituksen jäsen puh. 0400 682337
paavo.koistinen@elisanet.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään siihen kuuluvien yhdistyksen henkilöjäsenien ja entisten henkilöjäsenien sekä Suomen Inkon ry:n luottamushenkilöiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi mm. seminaarit ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistysten lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Yhdistyksen www- sivulla olevan palautelomakkeen kautta saatuja viestejä ei säilytetä vaan viestit poistetaan yhteystietoineen välittömästi viestissä saadun palautteen käsittelyn jälkeen.
Jäsenrekisteristä saatavia lukumäärätietoja kerätään erilaisiin analyyseihin sekä yksittäin että koko yhdistyksen osalta. Analyyseissa lukumäärätietoja käsitellään nimettöminä.
Jäsenrekisteritietoja voidaan käyttää tieteelliseen tutkimukseen yhdistyksen hallituksen päätöksellä.
Jäsenrekisteriin kerättäviä tietoja käytetään myös toiminnan kehittämiseen ja suunnitteluun.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään henkilöjäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja. Näitä tietoja ovat: etu- ja sukunimi, postiosoite, matkapuhelin, kotipuhelin, sähköposti, sukupuoli, äidinkieli, jäsennumero. Lisäksi käsitellään jäsenyyden laskuttamiseen ja perintään liittyviä tietoja.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä yhdistyksellä on tallennettuna osoitetiedosto Suomen Potilaslehteä varten, yhdistyksellä on omat sivut ko. lehdessä. Osoitetiedoston yhdistys lähettää digitaalisesti Suomen Potilasliittoon joka lähettää ne digitaalisesti edelleen lehden painotaloon lehden postistamista varten. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Yhdistyksen hallituksen nimetyllä henkilöllä on mahdollisuus saada käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajattu käyttöoikeus.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n jäsenvaltioiden alueen tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole esim. tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään viiden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.
10. Profilointi
Suomen Inkon voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja palvelu- ja markkinointiviestejä. Profilointia tehdään mm. paikkakunnan, iän tai eri inkon sairausryhmiin liittyen.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja, esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä tarvittaessa vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisterissä oleva itseään koskeva tieto. Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli rekisteröidyn antamiin tietoihin tulee muutoksia. Rekisterinpitäjä voi korjata virheellisen tiedon myös oma-aloitteisesti saatuaan virheellisestä tiedosta tiedon.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, mukaan lukien profilointi. Kaikki rekisteröidyn pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@suomeninkon.fi
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen Inkon ry / co Kyllikki Koistinen
Mariantie 2 as 9, 40900 Säynätsalo
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018
 Puheenjohtaja Kyllikki Koistinen 050 592 3610 kyllikki.koistinen@elisanet.fi |